L’Université Nationale de Vanuatu continue de moderniser les services aux étudiants

Port Vila, 26 février 2024 

Dans le cadre de la modernisation de l’infrastructure éducative, l’Université Nationale de Vanuatu (UNV) a récemment lancé un nouveau système d’informations pour les étudiants (SIS) pour le campus principal et son Ecole Supérieure du Professorat et de l’Education (ESPE). 

Le SIS rationalise les processus académiques afin d’améliorer l’expérience des étudiants et de faciliter la gestion administrative.

Le système offre une gamme complète de services, y compris les pré-inscriptions en ligne, l’inscription administrative et pédagogique, le suivi de l’assiduité, l’enregistrement/relevés des notes et les rapports de progression des étudiants. En se synchronisant avec la plateforme d’apprentissage en ligne Moodle, les étudiants ont un accès direct à leurs cours en ligne en fonction de leur inscription, ont accès à leur relevé de notes et au statut de leurs frais de scolarité. L’installation de ce nouveau système est organisée par le programme DIgital REsponse Connecting CiTizens (DIRECCT) au Vanuatu, soutenu par l’Organisation des États d’Afrique, des Caraïbes et du Pacifique (OEACP) et financé par l’Union Européenne géré par l’AFD - Agence Française de Développement.

Daniel Silas, administrateur système et réseau de l’UNV, a organisé vendredi 16 février une présentation et une formation à l’intention des employés administratifs de l’UNV et de l’ESPE.

Les participants ont eu un aperçu du flux de travail de préinscription en ligne, des procédures administratives et d’inscription académique, et de leur rôle central dans la gestion des cours, la planification, le suivi des présences et la gestion des notes. Les participants étaient enthousiastes à l’idée de découvrir les fonctionnalités clés qui amélioreront leur façon de travailler :

“Il y a un gain de temps, c’est inévitable. Les étudiants peuvent suivre leur emploi du temps de la semaine et du semestre entier, ça c’est top. Pour les paiements des enseignants, cela nous permet aussi d’attester du volume horaire enseigné par semestre. Avec ce système c’est un suivi que je n’ai plus besoin de calculer manuellement mais simplement de télécharger.” Stephens Silas, Officier du SEVE à l’UNV (Service des Etudes et de la Vie Etudiante).

“Ça va améliorer le service de la SEVE, surtout pour gérer toutes les informations des étudiants, depuis leurs informations personnelles jusqu’aux informations académiques. A la fin de leur formation on aura des informations consolidées valides pour nous permettre de leur attribuer leur diplôme. Avec l’intégration des écoles comme l’ESPE et d’autres, cela va largement nous aider pour gérer et harmoniser les informations. Cela va nous aider à mieux suivre nos étudiants et faire le lien entre nos étudiants et les formateurs.” Anne-Rose Tjiobang, Manager du SEVE à l’UNV.

En numérisant et en simplifiant le processus d’inscription en ligne, le SIS promet d’accélérer les processus d’inscription et de minimiser les charges administratives pour les étudiants et le personnel.

Le Dr Gayleen Tarosa, adjointe académique par intérim à l’ESPE, a expliqué qu’à l’heure actuelle tout est manuel : "Après l’évaluation et la sélection des candidatures, nous devons envoyer une lettre à chaque étudiant qui doit nous écrire en retour pour accepter son inscription. Ensuite, nous devons publier dans la presse locale les jours où ils doivent venir s’inscrire physiquement. [...] nous avons des emplois du temps que nous affichons sur des panneaux d’affichage et que nous envoyons par e-mail au personnel. Le nouveau système nous aidera à réduire ce que nous faisons actuellement manuellement. En raison du temps que cela prend, nous devons même mobiliser le personnel académique, alors nous attendons avec impatience ce système afin qu’ils puissent se concentrer à nouveau sur l’enseignement et l’apprentissage."

Ce nouveau SIS sera déployé tout au long de l’année 2024 afin d’être pleinement fonctionnel pour la prochaine période d’inscription. Ce déploiement s’inscrit dans le cadre d’un engagement à améliorer la qualité de l’éducation et l’efficacité administrative dans tous les établissements d’enseignement affiliés à NUV pour mieux gérer les écoles et soutenir les étudiants.

En savoir plus sur le projet DIRECCT: